Een goeie start

“In plaats van gedoe met 10.000 papieren coupons, werken we nu met polsbandjes. Perfect. De registratie gaat razendsnel en de hele week verloopt uitstekend: een aanrader!”

Astrid Theerens, President Orientation Week Leiden.

Tactile is het jaar goed begonnen. Het eerste evenement in 2020 was er direct een waar we trots op zijn! Het was precies wat we willen: snelheid, gebruik van de uitgebreide modules, duurzaamheid en uiteraard: FUN. En: een heel tevreden klant.

We hebben het hier over de Orientation Week Leiden, OWL, in januari. Studenten van ‘All over world’ komen naar Leiden en maken kennis met de stad en met elkaar. Ze gaan minimaal een half jaar studeren in Leiden: 450 studenten in 31 groepen. Dus moeten kennis maken met de stad en met elkaar. Daar staat OWL garant voor, onder leiding van President Astrid Theerens, zelf afkomstig uit België.

“Weten wat we werkelijk nodig hebben, is waardevol”

– John Armstrong

Astrid: “Tactile zorgt voor gemak en snelheid. En verzorgt de registratie van de deelnemers. Onze deelnemers komen van overal. Heel handig dat ze al bij de aanmelding een login krijgen waarin ze hun gegevens en wensen kenbaar kunnen maken. Als zij zich aanmeldden ontvangen ze van ons (uiteraard geautomatiseerd) alle informatie die ze nodig hebben: in welke groep ze ingedeeld zijn, met wie, met welke gidsen. Allemaal opgeslagen in een QR code, waarmee ze maandag aan de start bij OWL in razend tempo konden inchecken: de QR code wordt gekoppeld aan het polsbandje-met-chip en het feest kan beginnen. Ideaal: deelnemers kunnen betalen met de polsbandjes, maar ook inchecken bij events en bij diners en lunches. En wij als organisatoren kunnen de gidsen informeren over wie op welk moment waar moet zijn. Prima communicatie, waardoor alles gladjes verloopt. En waardoor je als organisatie de gegevens in een handomdraai kunt vinden.

Voor OWL is ook duurzaamheid een belangrijke reden om samen te werken met Tactile. “We werkten vroeger met couponnetjes: een verschrikkelijk onhandig systeem, je raakt ze kwijt en ze zijn eenvoudig te copieren. Papierverspilling bovendien. Niet meer nodig.” Ook wordt voedselverspilling tegen gegaan. “Met deelnemers uit de hele wereld heb je te maken met heel bijzondere dieetwensen” lacht Astrid. “Geen probleem om aan die wensen te voldoen, we weten wie wat wil, en waar dat te vinden is”.

De samenwerking met Tactile wordt gecontinueerd. “Zeker”, zegt Astrid, “ons team organiseert ook de drie keer zo grote Orientation-week in september. Gezien het succes van deze editie graag weer samen met Tactile”.