11 dec 2023
Intreeweek UvA: Succesvolle integratie van toegangscontrole en cashless betalen
Door de samenwerking met Tactile heeft Intreeweek van de Universiteit van Amsterdam, een grootschalig evenement met meer dan 4000 studenten, hun evenementenbeheer en communicatie kunnen optimaliseren met geavanceerde toegangscontrole en cashless betalingsmogelijkheden. Dit heeft niet alleen de organisatie efficiënter gemaakt, maar ook de ervaring van de bezoekers aanzienlijk verbeterd.
Amber Kusters, voormalig Head of Internal Affairs bij Intreeweek van de Universiteit van Amsterdam, benadrukt het belang van een cashless betaalsysteem en doordachte toegangscontrole. Dankzij een langdurige samenwerking met Tactile hebben de evenementorganisatoren kunnen profiteren van een geïntegreerd online kaartverkoopsysteem en een geavanceerd CRM-dashboard.
Amber Kusters
Head of Internal Affairs
Inzicht en Effectief Crowd Management
Dankzij Tactile's cashless betaalsysteem heeft Intreeweek gedetailleerde informatie over het aantal bezoekers bij elk evenement. Deze data is van onschatbare waarde voor de organisatie, met name vanwege de strikte voorschriften van de gemeente aangaande het maximum aantal deelnemers. "Met de crowd management tools van Tactile kunnen we het aantal deelnemers in real-time monitoren, wat van cruciaal belang is om te voldoen aan onze vergunningsvoorwaarden," licht Kusters toe.
Bovendien zijn gedetailleerde omzetcijfers per locatie essentieel voor toekomstige planning, event ticketing en inkoopstrategieën. Kusters legt uit: "Dankzij de gedetailleerde omzetcijfers per locatie krijgen we inzicht in welke sub-evenementen het meest populair zijn en waar bezoekers voornamelijk cashless betalen met hun polsbandje. Als bijvoorbeeld blijkt dat rosé minder verkocht wordt, kiezen we ervoor om het jaar daarop minder rosé in te kopen. Deze data helpt ons niet alleen te beslissen welke evenementen we volgend jaar weer organiseren en waar bijvoorbeeld extra marketinginzet nodig is."
Directe Communicatie: De Kracht van Pushberichten
Binnen de communicatie-tools die Tactile biedt, is met name het gebruik van pushberichten een belangrijke toevoeging gebleken. Kusters illustreert dit met enkele praktische voorbeelden: "Als een bepaalde locatie te druk werd, konden we onmiddellijk een bericht versturen met 'Kom niet meer naar deze plek, het is te druk'”. Anderzijds, op een moment dat het te rustig was bij een van onze lunchlocaties, stuurde de organisatie een pushbericht om de deelnemers te informeren waar ze hun lunch konden ophalen. "Het direct kunnen communiceren met duizenden deelnemers heeft aanzienlijk bijgedragen aan de soepele organisatie van Intreeweek."
Naast pushberichten biedt Tactile ook andere mogelijkheden voor effectieve communicatie, zoals SMS en e-mail. Hoewel Intreeweek nog geen gebruik heeft gemaakt van SMS als communicatiemiddel, is het wel een beschikbare optie. Deze diverse benaderingen stellen Intreeweek in staat om deelnemers te bereiken op manieren die het beste bij hen passen, waardoor de communicatie nog verder wordt geoptimaliseerd en de betrokkenheid wordt vergroot.
Flexibel Ticketingsysteem voor Intreeweek Amsterdam
Voor Intreeweek is het essentieel om uitverkochte evenementen te hebben. Als ticketverkoop traag verloopt, wordt er meer nadruk gelegd op marketing en worden er extra posts geplaatst op sociale media. Dankzij het flexibele ticketingsysteem van Tactile kan Intreeweek direct een piek in de ticketverkoop zien na een marketingactie, waarmee ze de directe effectiviteit van hun marketinginspanningen kunnen meten.
Daarnaast biedt het ticketingsysteem de mogelijkheid voor verschillende soorten tickets: van normale tickets en late birds tot tickets die inclusief slaapplekken zijn. Dit maakt het evenement toegankelijker en aantrekkelijker voor verschillende doelgroepen.
Het meest indrukwekkende is dat Tactile's systeem al deze informatie naadloos combineert in één overzichtelijk dashboard. Hierdoor kunnen specifieke groepen ticketkopers direct worden getarget. Zo krijgen mensen die een ticket met slaapplek hebben bijvoorbeeld een specifieke mail of pushnotificatie met details over wat ze moeten meenemen. "Dankzij Tactile kunnen we gerichter communiceren. Het is zoveel makkelijker en minder foutgevoelig dan wanneer we elke mail handmatig vanuit een Excelsheet moeten verzenden," vertelt Kusters.
Algehele Ervaring met Tactile
Kusters benadrukt de voordelen van Tactile's allesomvattende systeem, dat niet alleen cashless betalen en toegangscontrole integreert, maar ook effectieve communicatietools bevat. "Het gemak waarmee alles is gecentraliseerd - van crowd management tot betalen met polsbandje en directe communicatie met deelnemers - verbetert de ervaring voor zowel organisatoren als deelnemers."
Van Klantrelatie tot Partnerschap: Intreeweek UvA & Tactile
De relatie tussen Intreeweek en Tactile gaat veel verder dan een standaard zakelijke samenwerking. Door gezamenlijke ervaringen en gedeelde doelen werken ze nauw samen als partners. "Onze evaluaties na elk evenement met Intreeweek zijn niet zomaar feedbacksessies. Ze helpen ons om ons product direct aan te passen aan de behoeften van het evenement," zegt Tim Leunissen, mede-oprichter van Tactile.
Deze partnerschap benadrukt de betrokkenheid van Intreeweek bij de ontwikkeling van het systeem. Het zien van concrete aanpassingen op basis van hun feedback versterkt het wederzijdse vertrouwen. Het gaat verder dan een traditionele klant-leverancier relatie; het is een partnerschap gebouwd op wederzijds begrip en toewijding aan het succes van Intreeweek.
De band tussen Tactile en Intreeweek wordt versterkt door persoonlijke ervaringen. Oprichters van Tactile, Tim Leunissen, Alexander van Someren en Job van Gerwen, hebben allemaal deelgenomen aan Intreeweek tijdens hun eerste studiejaar en zijn later als begeleiders teruggekomen. "We kennen Intreeweek van binnenuit. Dit helpt ons om precies te leveren wat er nodig is voor een geslaagd evenement," zegt van Someren. Deze persoonlijke connectie motiveert het team van Tactile om samen met Intreeweek steeds verder te verbeteren.
Intreeweek's missie om studenten een warm welkom te geven in hun nieuwe stad wordt versterkt door de innovatieve oplossingen van Tactile. Samen zetten ze niet alleen een mooie introductie neer, maar ook een onvergetelijke ervaring die studenten zich hun hele leven zullen herinneren.
Over de auteur
Tim werkt met zijn team al jaren samen met bijna alle introductieweken in NL. Doordat Intreeweek de eerste grote klant was en door de persoonlijke connectie heeft Intreeweek een speciale plek in het hart van Tactile.
Tim Leunissen
Co-founder & Directeur
