24 Jan 2024

Lustrum Augustinus: het organiseren van een lustrumviering van 15 dagen

Door de samenwerking met Tactile heeft Intreeweek van de Universiteit van Amsterdam, een grootschalig evenement met meer dan 4000 studenten, hun evenementenbeheer en communicatie kunnen optimaliseren met geavanceerde toegangscontrole en cashless betalingsmogelijkheden. Dit heeft niet alleen de organisatie efficiënter gemaakt, maar ook de ervaring van de bezoekers aanzienlijk verbeterd.

Aniek Wiggers studeert rechten aan de Universiteit van Leiden. Als enthousiast lid van de studentenvereniging L.V.V.S. Augustinus besloot ze ook een rol te spelen in het organiseren van de Lustrumviering in de zomer van 2023, waarbij ze de functie van lid exploitatie vervulde. Na het evenement werkt ze deeltijds als accountmanager bij Tactile, gericht op de lustrum- en studentenmarkt.

Aniek Wiggers

Bestuurslid exploitatie

Eenvoud met één Partner

De meest uitdagende taak was het laten samen komen van de verschillende facetten, zowel logistiek als qua communicatie met alle partijen. Vooral omdat we al met zoveel verschillende partijen contact hadden, was het soms lastig om door de bomen het bos te blijven zien. Precies om het overzicht weer terug te krijgen, zocht ik naar een all-in-one partij, en zo kwam ik uit bij Tactile.

Via Tactile was het immers mogelijk om verschillende diensten te combineren, namelijk wanneer bezoekers een ticket hadden aangeschaft, werd deze informatie direct in de event-app getoond, en bij de toegangscontrole werd het ticket omgezet in een polsbandje met daarop hun tegoed voor cashless betalen. Op deze manier werden wij als Lustrumcommissie ontzorgd, omdat we maar één partner nodig hadden voor al deze diensten, maar - belangrijker - was het overzichtelijk voor de bezoekers, die in alle behoeften werden voorzien met hun polsbandje en event-app.

Desalniettemin bleek ook tijdens het Lustrum maar eens: je kan je nog zo goed voorbereiden, maar sommige dingen lopen toch net anders dan je van tevoren had bedacht. Gelukkig was ook dat geen enkel probleem: enige vragen of onduidelijkheden van Augustijnen waren makkelijk op te lossen met behulp van de mobiele scanner van Tactile die ik altijd bij me had. Door simpelweg hun bandje te scannen, kreeg ik alle informatie van die persoon, en kon ik ze snel helpen.

De intensiteit, complexiteit en bijzonderheid van een lustrum organiseren

Het is vrij uniek dat een evenement zo lang duurt, 15 dagen achter elkaar ter viering van 130 Augustinus. Hoe ga je hier goed mee om? De integratie van ticket, toegang en betalingen in een armbandje heeft het leven van ons als organisatie, maar zeker ook dat van de bezoeker, veel aangenamer gemaakt. Dit komt vooral door het feit dat je het toegangsbewijs altijd bij je hebt, net als je tegoed. Je kan het niet gemakkelijk kwijtraken, is persoonsgebonden en, zeker niet onbelangrijk: het bandje is niet snel te beschadigen. Dit heeft ervoor gezorgd dat duizenden bezoekers snel naar binnen konden bij de toegangscontrole, wat de feestvreugde alleen maar ten goede kwam.

Integraties en Samenwerkingen via Tactile

Toevallig hoorden we van Tactile dat ze een nieuwe samenwerking waren aangegaan met Locker Company, een bekende en ervaren naam in de festivalbranche op het gebied van evenement kluisjes. In combinatie met een ticket kon men een kluisje kopen of ter plaatse kon men met hetzelfde bandje ook nu een kluisje aanschaffen. Door de koppeling waren de locker gegevens direct zichtbaar in de event-app. Vaak zie je dat mensen kluisjes delen omdat de kosten te delen zijn. Gelukkig was hier ook aan gedacht en kon je gemakkelijk je code delen via WhatsApp door middel van de app.

We hadden al een partner voor het ticket gedeelte, maar Tactile bood aan om een integratie te maken met Link2Ticket, zodat we vroeg met de verkoop konden beginnen.

Alles digitaal geeft ruimte tot inzicht

De onverwachte voordelen van de diverse diensten die geïntegreerd waren via het dashboard waren dat alles in realtime bijgehouden en ingezien kon worden: van het aantal aanwezige bezoekers voor de veiligheid tot het aantal drankjes dat per bar werd besteld, zodat we op andere dagen of ter plekke qua personeel en inventaris betere beslissingen konden nemen. Tevens was het aan het eind van de dagen goed om inzicht te krijgen in de financiële situatie, zodat we eventueel nog een marketingactie konden opzetten.

The Tactile way

We hebben veel lovende kritieken gehad tijdens het evenement. In onze beleving was dat mede te danken aan de producten van Tactile die ingericht zijn voor de bezoeker. Denk aan de snelheid om binnen te komen, je persoonlijke agenda die je kunt inzien in de event-app of de snelle betalingen bij de bar, zodat je nooit met een leeg glas op je lustrum staat. ;)

Het was leuk om te zien dat Tactile goed begrijpt wat wij als lustrumcommissie nodig hadden en welke mogelijke knelpunten er konden ontstaan. Dit komt mede doordat ze vele studenten-organisaties en verenigingen als klanten hebben, maar ook zelf ooit de verantwoordelijkheid hebben gedragen als organisatie van een vergelijkbaar evenement.