8 April 2025
Proef Amersfoort: Meer Smaak, Meer Beleving, Minder Gedoe
Door de samenwerking met Tactile heeft Intreeweek van de Universiteit van Amsterdam, een grootschalig evenement met meer dan 4000 studenten, hun evenementenbeheer en communicatie kunnen optimaliseren met geavanceerde toegangscontrole en cashless betalingsmogelijkheden. Dit heeft niet alleen de organisatie efficiënter gemaakt, maar ook de ervaring van de bezoekers aanzienlijk verbeterd.
Het verhaal en de drijvende krachten
Al 30 jaar lang is Proef Amersfoort een begrip. Wat ooit begon als een kleinschalig evenement, is inmiddels uitgegroeid tot een vijfdaags culinair festijn dat jaarlijks 25.000 bezoekers trekt in het laatste weekend van Hemelvaart. Niet omdat het moet, maar omdat er liefde en passie achter zit. Dat is precies hoe Timo, de drijvende kracht achter Proef, het ziet. Hij nam het evenement in 2018 volledig over, na eerder zes jaar betrokken te zijn geweest bij de organisatie. ​
Timo Braeken
Organisatie Proef Amersfoort
Als ervaren event planner met een eigen bureau weet hij als geen ander hoe belangrijk details zijn. Veiligheid, organisatie en financiële structuren – alles moest professioneler. Eén van de eerste dingen die hij wilde aanpakken gezamenlijk met de organisatie? Het gedoe met contante betalingen en papieren bonnetjes. De crew was soms dagen van tevoren bezig met het samenstellen van enveloppen met standaard bonnetjes van 5 en 10 stuks. Dat moest anders.
Het ontstaan van het Keitje 2.0
Tien jaar geleden introduceerde de organisatie de inmiddels bekende Proefpas. Geen los geld meer, geen papieren bonnen, maar een handige betaalpas met een fictieve munteenheid: "Keitjes". Een knipoog naar Amersfoort, ook wel bekend als de Keistad. Deze pas maakte het voor iedereen makkelijker: bezoekers, restauranthouders, de crew en de organisatie zelf. Sneller afrekenen, minder kans op fouten, fraude en direct inzicht in de omzet.
Een stap vooruit met een nieuwe betalingspartner
Maar de technologie staat niet stil. In 2024 besloot Timo de volgende stap te zetten en over te stappen naar een nieuw cashless betaalsysteem in samenwerking met Tactile. De vorige betaaloplossing, die destijds vooruitstrevend was, begon zijn beperkingen te tonen. De interface was omslachtig, de hardware verouderd en er waren te veel handelingen nodig voor zowel de bezoekers als de organisatie.
Met het Tactile betaalsysteem werd een moderne, snelle en gebruiksvriendelijke oplossing geïntroduceerd. Bezoekers kunnen eenvoudig zelf tegoed op hun pas zetten door de QR-code te scannen, in plaats van in de rij te staan. Via een persoonlijk portaal hebben ze de hele dag inzicht in hun tegoed en uitgaven. Dit voorkomt verwarring of discussies met restauranthouders, mocht iemand onverwachts sneller door zijn saldo heen zijn.
Hoewel Tactile ruime ervaring heeft in de festival- en foodtruckwereld, was Proef Amersfoort een nieuw soort uitdaging. Hier draait het minder om snelle en vele transacties, maar om de totale beleving en persoonlijke aandacht. Met een paar slimme aanpassingen in hun systeem en een andere mindset staat Tactile ook dit jaar weer klaar om Proef te ondersteunen.
Hetzelfde recept, maar steeds verrassend
En zoals altijd pakt Timo weer groots uit. Dit jaar met nog meer deelnemende restaurants en een verhoogd terras, waardoor de uitstraling en beleving van het evenement naar een nóg hoger niveau worden getild. Proef Amersfoort blijft zich ontwikkelen, maar één ding verandert nooit: de liefde voor goed eten en een onvergetelijke culinaire ervaring.
